VPoEの安場さんに聞いてみました!月報活用法

月報…が書けない!!!!!

皆さんこんにちは、グロースエクスパートナーズ株式会社のアヲキです。
早いもので、こんなアヲキも社会人3年目となりました…!
いよいよ“新人”とは呼べなくなってきたようです。
今回は、そんなアヲキの悩みを聞いていただくべく、記事を書くことにしました。
聞いてください…

月報が…書けない!!!!!

月報とは??

若手社員が業務報告として月末に提出する電子レポートで、日々の業務の様子や振り返りなどを各自記載して提出しています。

提出対象:新人研修を終えた1~2年目の若手社員
提出頻度:毎月月末に提出
提出方法:Confluence
記載内容:日々の業務の様子、振り返りなど(フォーマットの指定はない)
閲覧者(提出先):事業会社問わずグループ全体の役員、リーダー、マネージャー など

この「月報」をですね、我々若手社員は毎月書いているわけなのですが、、毎月書いていると、少々書く内容などに戸惑ってしまう事もしばしば…
そこで、今回はこの悩みを解決に導いてゆこうではないかと思い、色々な方にご協力いただきました!

青木
ということで、えびちゃーん!
海老澤
はーい!GxPの海老澤(えびさわ)です。様子はだいたい聞きました!

海老澤(通称:えびちゃん)は、私の同期入社社員の一人で、普段から会社での悩みは大概彼女に聞いてもらっています。
今回も月報に関する悩みを聞いてもらったところ、今回の記事作成に協力していただけることになりました!

青木
そういうわけで、今回はサポートよろしくお願いします!
ところでえびちゃんは月報に対してどう思う?
海老澤
確かに…毎月書いてると悩むこともしばしば…
青木
そうだよね。提案なんだけど、同世代のGxP社員が、月報に対してどんな思いを抱いているのかも調べてみるのはどうだろう?
海老澤
賛成!

という事で、我々は、同世代の若手社員を対象に、月報に関するアンケートを実施しました。

◇アンケート結果開示◇

などなど、数多くの月報に対する意見を集めることができました。

青木
やっぱり、月報に対してモヤモヤを抱えている人は多いんだね。
海老澤
たしかに。せっかく毎月書く月報だから、もっと有効活用していきたいよね!

同期を含めた若手社員の月報に対する悩み(?)も勝手に引き受けて、我々はある人のところへ向かいました!!

青木
今日は宜しくお願いいたします!
海老澤
今日は宜しくお願いいたします!
安場さん
お願いします。

☆安場さんについて☆

株式会社GxPの取締役
ビジネスソリューション事業部 本部長、且つ、VPoE(VP of Engineering)👏
お忙しいにもかかわらず、こうして若手の悩みも気軽に聞いてくださるご尊顔の持ち主。
安場さんに関する記事はこちら☞スタディハック!Vol.01

青木
まず、私たちが月報を通じて身に着けるべきスキルなどはありますか?
安場さん
まずは文章を書くスキルや報告スキルを身に着けてもらいたいです。
事実と自分の意見を分けて伝えられているか?伝える内容を整理できているか?要点はまとまっているか?など、月報として定期的なスパンで書くことで、コツを掴んでほしいという思いがあります。
青木
あぁ…社会人の基礎として非常に大事な部分ですね…(新人研修の時に習った『報・連・相』のポイントだ~…汗)
海老澤
では、見ている側の視点的にはどういった目的があって月報をチェックしているのでしょうか?
安場さん
グループ内で状況を把握するために活用されています。身近にいるティーチャー*には週報等で定期的に報告をするとしても、月に1回くらいは他(の部署など)の人のことも知りたいよね、という意見もあり、全体として提出してもらうものは(頻度を考慮して)月報にしたら?という事になりました。

*ティーチャー:新入社員・若手社員に対して業務上の指導をしたりメンタル面(精神的)の相談相手となる目的で担当としてつく、比較的年の近い先輩社員

海老澤
グループ会社全体で若手の様子をチェックしている感じですね!
安場さん
はい。見ている側としては、斜めに気に掛ける気持ちで(月報を)見てもらうのもいいんじゃないかなと思っていて。つまり、自分の部署の若手(=直下)の様子だけではなくて、違う部署の若手(=斜め)の様子を知るきっかけになればいいなと思っています。
青木
なるほど~
海老澤
でもそうなると斜めの人が多すぎて、自分が携わっているプロジェクトのどこまでをどんな風に書いたらいいかが悩みどころで…
安場さん
必ずしも書く形式にこだわる必要はなくて、仕事をする中でうまくいっていないことや、悩み、課題、困っていることを書いてもらってもいいです。
青木
そんな風に投げかける感じでもいいのでしょうか?
安場さん
はい、こちらもそれに応じたコメントを書いています。
海老澤
個人的にはもう少しリアクション(いいね・コメント)がほしいなという気持ちもあって…(笑)
青木
たしかに、コメントしてくれる人の数は限られてるよね。
安場さん
コメントという形でなくても、周りの人からのリアクション・フィードバックは徹底しないといけないですね。
実際に月報にコメントが来ているわけではないけど、部署によっては月報を提出する前にティーチャーと面談の時間を設けて、ちゃんとアドバイスを受け取ることができるという流れを作っているところもあります。
海老澤
それは手厚いですね~
青木
アンケートでは『業務の内容が単調で月報が毎月同じような内容になってしまう』という声も一定数あり、書く内容に困っている人が多い印象を受けました。
安場さん
それなら逆に、そういうことを月報に書いてもらっても良いです。
青木
あ~~~!(今日イチの納得)
海老澤
あ~~~!(今日イチの納得)
海老澤
確かに、単調な業務が自分にとって“モチベーションが上がらない原因になっている”のか、それとも“安定した業務として自分に合っている”のかを伝えることも月報を書く意味のひとつになるね。
青木
そうだね。そうやって誰かに伝えることを意識すると、やっぱり“報告すること”や“伝えること”って難しいなぁ。私の月報は比較的羅列文が多いから、もう少しフォーマットを意識してみようかな。
海老澤
私も、もっとリアクションをもらえるような書き方意識してみる!
安場さん
KPTというふりかえりのフレームワークを使って書いている人や、取り組んでいる業務ごとに書いている人など、各自の工夫がみられます。フォーマットは人それぞれで大丈夫ですが、『今やっていること・考えていること』を相手に報告することを意識した月報を心掛けてみてください。
報告のフィードバックをもらうプロセスについても、まずはティーチャーと話し合ってみてはどうでしょう。基本的には各部署での進め方を尊重していますが、形骸化するのであれば(VPoEとして)進め方を標準化して徹底するようにすることも可能です。
若手であっても立場は関係なく、社内の体制づくりや仕組みを変えることもできますよ。色々なことに挑戦してみてください。

安場さんから参考になるアドバイスをたくさん頂戴し、インタビューは終了しました。
早速このアドバイスをもとに、社内文書を作成してみようと思います!
最後にもう一度、安場さんからのアドバイスをおさらい☝

  • 月報を通じて身に着けたいスキル→報告をする練習!
    1. 事実と自分の意見を分けて伝えられているか?
    2. 伝える内容を整理できているか?
    3. 要点はまとまっているか?など
  • 月報はグループ全体で若手の様子を見るためにある!
    1. 仕事上の悩み、課題、困っていることを書いてもOK!
    2. 必ずしも形式にとらわれる必要はない

今回、インタビューに応じてくれた安場さん、サポートをしてくれた海老澤さん、アンケートにご協力いただいた3~5年目(2020年5月現在)の社員の皆様、本当にありがとうございました。
この記事が、月報に悩んでいる人、これから月報を書こうとしている皆様にとって少しでも役に立ちますように…!

おわり

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